1. AMAÇ VE KAPSAM
Bu prosedür belgelendirme başvurularının nasıl alınacağı ve değerlendirileceğinin belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır ve Çankaya Personel Belgelendirme içindeki tüm personel belgelendirme faaliyetlerini kapsar.
2. TANIMLAR
Başvuru Sahibi: Mesleki Yeterlilik Belgesi almak için Çankaya Personel Belgelendirmeye başvuran kişi
Aday: Başvuru ön koşullarını sağlayan başvuru sahibi
Tek Nokta Başvurusu: Bünyesinde çalışanlara belge aldırmak isteyen ve en az 10 sınav adayı olan firmaların/şirketlerin yaptığı toplu başvuru
3. SORUMLULAR
Genel Müdür
Kalite Yöneticisi
Sekreter
4. UYGULAMA
4.1. Genel Uygulama
Başvuru sahipleri madde 4.2 de belirtilen belgeleri tarafımıza ileterek, hangi branşlarda sınava girmek istediğini tarafımıza ilettikten sonra sekreter tarafından başvurular incelemeye alınır. İnceleme sonucu olumlu olan adaylara Belgelendirme Müdürü tarafından her iki tarafında uygun olduğu tarihe sınav planlaması yapılır. Başvurusu alınan adaylara FR.022 Sınav Kuralları ve Aday Taahhüdü imzalatılarak adayların hakları, uymaları gereken kurallar bildirilir ve taahhütleri alınır.
4.2 Başvuruların Alınması
4.2.1 Bireysel Başvurular
Mesleki Yeterlilik Belgesi almak isteyen başvuru sahibi aşağıda belirtilen evrakları hazırladıktan sonra Sınav Başvuru Formu ve Belgelendirme Sözleşmesi imzalayarak (2 nüsha) tarafımıza ıslak imzalı bir şekilde teslim eder. Başvuru sahibi başvurusunu Çankaya Personel Belgelendirmeye gelerek yapacaksa Sınav Başvuru Formu ve Belgelendirme Sözleşmesi sekreter tarafından başvuru sahiplerine verilir. Başvurusunu şirket dışında yapacak olan başvuru sahipleri gerekli evraklara web sitemiz aracılığı ile ulaşabilirler. Başvurusu onaylanan adaylar sözleşme ve başvuru formunun ıslak imzalı halini sınav tarihinden en geç 2 (iki) gün öncesinden tarafımıza iletmekten sorumludur. (Web sitesi üzerinden yapılan başvurularda başvuru formunun ulaştırılamaması halinde ıslak imzalı hali sınav günü teslim alınabilir.) Ayrıca adaylara FR.084 Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Hakkında Aydınlatma Metni formu teslim edilir ve teslim edildiğine dair FR.085 Sınav Adayları İçin Açık Rıza Beyanı formu imzalatılarak başvuru formuna diğer evraklarla birlikte eklenir.
Bireysel başvuruda gerekli olan belgeler:
• Kimlik Fotokopisi
• Kendisine ait banka IBAN numarası (Bireysel Başvurular İçin)
• Başvurulan sınavlar için sınav ücretinin yatırıldığını gösteren banka dekontu veya slip
• Başvuru formunun ıslak imzalı nüshası ve belgelendirme sözleşmesi ve sınav kuralları ve aday taahhüdü
4.2.2 Tek Nokta Başvurusu
Şirketi/firması bünyesinde çalışan kişilere belge aldırmak isteyen şirketler/firmalar, Tek Nokta Başvuru Formunda gerekli alanları doldurup temsil ve ilzama yetkili kişi(ler) tarafından ilgili yeri imzalayarak başvurularını gerçekleştirirler. Başvuru Çankaya Personel Belgelendirme tarafından yapılıyorsa gerekli form Sekreter tarafından verilir. Başvuruyu dışardan yapacaklar için gerekli formlar ve bilgiler web sitemizde yayınlanmaktadır. Başvurunun onaylanması durumunda aşağıda gerekli olan evraklar ve ıslak imzalı Tek Nokta Başvuru Formu sınav tarihinden en geç 2 (iki) gün öncesinden tarafımıza iletilmelidir.
Tek nokta başvurusunda gerekli olan evraklar:
▪ 4.2.1 Maddesindeki Bireysel başvurularda belirtilen evraklar
▪ Tek nokta başvuru formunun ıslak imzalı hali
▪ Tek noktada belirtilen tüm adayların paralarını yatırdığını belirten dekont
Tek nokta başvurusunun yapılabilmesi için aynı şirkete/firmaya ait en az 10 (on) aday olması gerekmektedir. Firma/şirket belge aldırmak istediği adayların sınav ücretlerini kendi banka hesaplarından toplu olarak tarafımıza yapar. Yeterli sayıda adayı olmayan şirketler/firmalar tek nokta başvurusu yapamazlar.
4.3 Başvuruların Değerlendirilmesi
Bireysel yada tek nokta başvurusu olmasında 4.2 de belirtilen evraklar sekretere iletilir. Sekreter gelen başvuruları eksik evrak olması durumunda 10 gün içerisinde tamamlatır. Evrakları tam olan başvuru sahiplerinin başvuruları sekreter tarafından klasörlere koyularak Kalite Yöneticisi`ne iletilir. Kalite Yöneticisi kendisine gelen başvuru klasörlerini inceledikten sonra başvuruyu 5 gün içerisinde onaylar ve onaylanan adayların sınav başvuru formlarını imzalar. Belgelendirme sözleşmelerinin imzalanması için Genel Müdüre iletir ve Genel Müdür sözleşmeleri 3 gün içerisinde onayladıktan sonra Belgelendirme Müdürü tarafından sınav programları hazırlanır. Tek nokta başvuru formlarının onayını Genel Müdür verir. Başvurusu onaylanmış adayların sınav organizasyonları en geç 60 gün içerisinde yapılır.
Başvuru sahiplerinin herhangi bir özrü olması durumunda başvuru esnasında bunu belirtmesi zorunludur. İlgili personeller tarafından yapılan değerlendirmelerde sınava girmesine engel bir özrü bulunmuyorsa başvuru sahibinin başvurusu kabul edilir ve kişinin gereksinimleri doğrultusunda gerekli tedbirler alınır.
Başvuru sahibinin okuma yazması olmaması durumunda başvuru esnasında tarafımıza durumu bildirmelidir. Böyle bir durumda aday diğer adaylardan farklı bir sınav alanında Sınav Yapıcılar tarafından sınav soruları tek tek okunarak sınava tabii tutulur.
Başvurusu onaylanan adaylar web sitemizden halka açık şekilde ilan edilir. Adayların başvuru klasörleri sekreter tarafından Dokümanların Kontrolü Prosedüründe belirtildiği şekilde saklanır.
Başvurusu reddedilen başvuru sahibine sekreter reddedilme sebebini 5 gün içinde sms atarak gerekçesiyle açıklar. Sms sonucunda başvuru sahibinin şartlardaki eksikliği tamamlaması ve reddedilme durumunun ortadan kalkması halinde başvurusu yeniden değerlendirilir.
5. Atıf Yapılan Dokümanlar
PR.002 Kayıtların Kontrolü ve Arşiv-İmha Prosedürü
FR.021 Belgelendirme Başvuru Formu
FR.022 Sınav Kuralları ve Aday Taahhüdü
FR.023 Belgelendirme Sözleşmesi
FR.063 Tek Nokta Başvuru Formu
FR.084 Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Hakkında Aydınlatma Metni
FR.085 Sınav Adayları İçin Açık Rıza Beyanı
6. Revizyon Durumu
Revizyon No: 00
Revizyon Tarihi: 06.07.2021
Revizyon Nedeni: İlk Yayın